Mit der Acrobat Document Cloud den Büroalltag erleichtern

Acrobat DC auf dem Microsoft Surface Pro

Acrobat DC unterstützt bereits die Touch Funktionen eines Microsoft Surface Pro 4.

Nach dem Erfolg der Creative Cloud hat Adobe im April 2015 mit der Document Cloud ein weiteres Service-basiertes Modell rund um Acrobat DC und die Arbeit mit PDF Dokumenten geschaffen. Acrobat DC und die gesamten Document Cloud Services sind sogar Bestandteil der Creative Cloud, lassen sich aber auch einzeln abonnieren.

PDF Dokumente sind aus dem Büroalltag kaum noch wegzudenken, auch wenn sich viele Anwender auf das Lesen oder gerade noch die Erstellung von PDF Dateien beschränken. Das allein ist sicher noch keine ganze Cloud wert. Welche Funktionen in Acrobat DC können also für die Büroarbeit noch interessant sein? Grundsätzlich würde ich es mal in die folgende Bereiche unterteilen:

Die Arbeitsoberfläche von Acrobat DC

In der Vergangenheit waren viele der genannten Funktionen in Acrobat nur schwer auffindbar. Adobe hat sich daher in Acrobat DC zunächst mal die Arbeitsoberfläche vorgenommen und die einzelnen Werkzeuge mehr in den Fokus gestellt. Startet man Acrobat gibt es zwei Tabs: Start und Werkzeuge. Unter dem Start-Tab finde ich die zuletzt verwendeten Dokumente, meine versendeten Dateien oder den Zugang zu verschiedenen Online-Speicherorten wie der Document Cloud, meiner Dropbox, OneDrive bzw. Sharepoint aus Office 365 oder einem Box Account.

Überblick über die verfügbaren Speicherkonten in Acrobat DC

Acrobat DC kann mit zahlreichen Online-Diensten verbunden werden, darunter Box, Dropbox, OneDrive und SharePoint.

Das Werkzeuge-Tab listet alle Funktionen und Werkzeuge auf. Sollte ich nicht gleich auf den richtigen Namen einer Funktion kommen, gebe ich einfach meine Aufgabe in das Suchfeld ein und Acrobat DC findet das passende Werkzeug.

Werkzeuge in Acrobat DC der Werkzeugbereichsleiste hinzufügen

Im Werkzeug-Tab lassen sich die gewünschten Funktionen schnell finden und dann der Werkzeugbereichleiste auf der rechten Seite hinzufügen.

Werkzeuge lassen sich vom Werkzeuge-Tab direkt starten und wenn ich die Funktion des Werkzeugs häufiger benutze, kann ich eine Verknüpfung in die sogenannte Werkzeugbereichleiste (E) hinzufügen. Die Werkzeugbereichleiste steht mir immer wenn ich ein Dokument geöffnet habe auf der rechten Seite zur Verfügung. Sie verfügt über die gleiche aufgabenbasierte Suchfunktion wie das Werkzeuge-Tab.

Ein Überblick über die Arbeitsoberfläche in Acrobat DC

Überblick über die Acrobat Arbeitsoberfläche: A – Werkzeugleiste, B – Schnellwerkzeugleiste, C – Seitensteuerungsleiste, D – Seitennavigation, E – Werkzeugbereichsleiste

Auf der linken Seite finde ich das Navigationsfenster (D) mit den Seitenminiaturen, Lesezeichen, Anlagen, Ebenen und anderen Informationen, die ich über einen Rechtsklick ein- und ausblenden kann.

Über dem Dokument steht die Werkzeugleiste (A), ganz voran die Datei-Werkzeuge. Diese ermöglichen das Speichern von Änderungen, den Upload in die Document Cloud, das Drucken, den Versand per E-Mail oder den Zugriff auf die Dokument-Suchfunktion. Insbesondere der schnelle Upload in die Document Cloud ist hilfreich, wenn ich das Dokument danach in Acrobat Mobile auf einem Smartphone oder Tablet öffnen möchte. Neben den Werkzeugen für die Seitennavigation (A) gibt es noch eine Seitensteuerungsleiste (C), die sich auf Wunsch von der Werkzeugleiste lösen und schwebend über dem Dokument platzieren lässt. Der letzte Bereich ist einer frei konfigurierbaren Schnellwerkzeugleiste (B) vorbehalten, der ich mit einem Rechtsklick beliebige Schaltflächen hinzufügen kann – ich habe mir zum Beispiel die Funktion „PDF-Datei von Scanner erstellen“ dort abgelegt, da ich häufiger Reisebelege scannen muss. Als kleiner Tipp: mit einem Rechtsklick lässt sich auch eine Werkzeugleiste mit den zuletzt benutzten Funktionen einblenden.

Die Werkzeuge in Acrobat DC

Zu Anfang ist es vielleicht noch etwas verwirrend, denn wählt man ein Werkzeug aus, ändert sich der Arbeitsbereich in Acrobat DC. Bei den Werkzeugen PDF Datei erstellen, Dateien zusammenführen, PDF-Datei exportieren, zum Unterschreiben senden sowie Senden und  verfolgen verschwindet das Dokument und weicht einer eigenen Oberfläche mit weiteren Optionen. Bei allen anderen Werkzeugen wird über dem Dokument eine zusätzliche Zeile mit Funktionen eingeblendet und statt der Werkzeugbereichsleiste sind weitere Einstellungen für das aktuell ausgewählte Werkzeug verfügbar.

Befindet sich der Anwender in einer der Werkzeug-Oberflächen kann man mit dem Auswahlmenü oben links zwischen den verschiedenen Werkzeugen wechseln oder die Werkzeug-Oberfläche mit dem X in der rechten oberen Ecke schließen.

Mit dieser neuen Arbeitsoberfläche von Acrobat DC ist es möglich, das Acrobat auf allen Geräten einheitlich funktioniert. So unterscheiden sich die Acrobat Versionen für Smartphones und Tablets nur in der Anzahl der Werkzeuge von der Desktop Version – die Bedienung bleibt identisch egal ob auf einer Touch Oberfläche, in Acrobat DC selber oder im Browser unter https://cloud.acrobat.com.

Die Document Cloud: PDF Services im Browser ausführen

Bevor ich auf die einzelnen Werkzeuge komme, möchte ich noch mal auf die Adobe PDF Services kommen, unter denen ich von überall Zugriff auf meine Dateien habe, die ich in die Document Cloud hochgeladen habe. Gleichzeitig stehen mir verschiedene Werkzeuge zur Verfügung mit denen sich im Browser verschiedene Funktion durchführen lassen:

  • PDF Dokumente erstellen und exportieren
  • Mehrere Dokumente kombinieren
  • Dokumente ausfüllen und unterschreiben
  • PDF Dateien senden und verfolgen
  • Seiten organisieren

Die Exportfunktion ist sehr praktisch, um ein PDF Dokument ein eine Word, Excel oder PowerPoint Datei zu konvertieren und diese dann herunterzuladen. Umgekehrt lassen sich Dateien hochladen und werden dann in ein PDF umgewandelt. Dieses lässt sich herunterladen oder direkt an eine oder mehrere andere Personen senden. Die Document Cloud erstellt entweder einen öffentlichen Link auf die Datei oder verschickt eine personalisierte Einladung. In beiden Fällen erhalte ich Statistiken, ob und wie viele Personen das Dokument geöffnet haben.

Die Document Cloud im Chrome Browser

Mit den PDF Services der Document Cloud lassen sich im Browser PDF Dateien exportieren, erstellen, kombinieren, Formulare ausfüllen, Dokumente versenden und Seiten organisieren.

Mit der Kombinieren Funktion lassen sich bequem mehrere Dokumente zu einem PDF zusammenführen. Statt anderen Personen ein Sammelsurium an verschiedenen Dateien zu schicken, ist es so für alle wesentlich bequemer und wird vor allem eher mal geöffnet als unsortierte E-Mail Anhänge. Falls Sie einem PDF Dokument noch Seiten entnehmen, drehen oder hinzufügen möchten, können Sie das mit der Funktion Seiten organisieren erledigen.

Auch Formulare lassen sich im Browser bequem ausfüllen und unterschreiben. Das Formular muss nicht mal eine PDF Datei sein, sondern kann auch ein gescanntes JPEG oder eine Word Datei sein. Die Document Cloud konvertiert das Dokument einfach in ein PDF und ermöglicht mir ein schnelles ausfüllen. Insbesondere da die Document Cloud sich auf Wunsch meine Informationen und Adressdaten merkt. Wie gesagt: Auf Wunsch!

Über die Funktion zum Unterschreiben senden kann ein Vertrag auch von mehreren Personen – sogar in einer festgelegten Reihenfolge – unterschrieben werden.

Die Funktion zum Ausfüllen von Formularen und zum Unterschreiben von Dokumenten gibt es auf Tablets und Smartphones auch als eigene App: installieren Sie dafür einfach die zusätzlichen Apps Adobe Fill & Sign und Adobe Sign.

Die Browser-basierten Services der Document Cloud bieten bereits viele Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten. Wofür braucht es jetzt noch Acrobat DC? Grundsätzlich stehen dort noch wesentlich umfangreichere Werkzeuge mit mehr Einstellmöglichkeiten zur Verfügung. Die wichtigsten davon schauen wir uns jetzt genauer an:

  • PDF Dateien erstellen und Dokumente zusammenführen
  • PDF Dokumente bearbeiten oder in andere Dokumentformate konvertieren
  • Dokumente vergleichen
  • Senden und Kommentieren von Dokumenten
  • Schützen und Schwärzen von Inhalten
  • Formulare erstellen und Dokumente unterschreiben

PDF Dateien erstellen und Dokumente zusammenführen

Testen und abonnieren Sie jetzt Acrobat DC mit der Document Cloud.

Für das Erstellen von PDF Dateien allein braucht man noch kein Acrobat. Das kann nahezu jeder Scanner und so gut wie jedes relevante Programm zum Erstellen von Inhalten. Adobe muss sich also einiges einfallen lassen, um in diesem Bereich interessant zu sein.

Da wäre zum Beispiel schon mal ein durchsuchbarer Scan, bei dem Acrobat Texte erkennt und diese für eine Suche hinter das gescannte Bild legt. Auf diese Art bleibt das gescannte Dokument intakt und die Informationen sind leicht zugänglich.

Dokumente zusammenführen ist ein weiterer Pluspunkt, denn nichts ist anstrengender als eine E-Mail mit einem unsortierten Haufen an Dateien zu bekommen, für die ich am Ende noch verschiedene Programme öffnen muss. Durch das Zusammenführen unterschiedlicher Dokumente zu einem PDF mache ich es dem Leser deutlich angenehmer. Und sollte er doch die Originaldateien benötigen, kann ich diese als Anhang in das PDF speichern. Über das PDF Maker Plugin für Microsoft Office 365 geht das sogar schon bei der Erstellung.

Der PDF Maker hat in den Office Applikationen noch ein paar weitere praktische Funktionen: Aus einem Inhaltsverzeichnis in Word werden zum Beispiel automatisch Lesezeichen.

Bei der Erstellung von PDF Dateien geht es auch um die Optimierung: Fotos oder gescannte Artikel kann ich mit der Funktion Scans verbessern gerade ausrichten lassen. Texte lassen sich danach sogar gleich bearbeiten oder kopieren. Abtippen von Papierdokumenten ist damit nicht mehr nötig. Für die Erstellung von digitalen Aktenmappen ist die integrierte Bates Nummerierung hilfreich.

AcrobatDCScansVerbessern

In Acrobat DC lassen sich Scans und Fotos verbessern und korrekt ausrichten (A). Der Grad der Optimierung kann individuell angepasst werden (B). Nach der Texterkennung (C) lassen sich Inhalte im PDF durchsuchen (D).

PDF Dateien lassen sich mit Acrobat DC im Handumdrehen auch auf Basis von Webseiten und Screenshots erstellen. Und wer PDF Dokumente auch unterwegs erstellen möchte kann dies mit der Acrobat Mobile App für Smartphones oder Tablets erledigen. Fotos oder Dokumente aus der Dropbox bzw. vom Gerät können ausgewählt und in ein PDF konvertiert werden. Dieses wird dann umgehend in der Document Cloud gespeichert und ich kann darin Kommentare hinzufügen, Inhalte bearbeiten, Seiten verwalten und das Dokument danach weiterschicken. Neben der App finden Sie die genannten Funktionen auch über die Document Cloud im Browser.

PDF Dokumente bearbeiten oder in andere Dokumentformate konvertieren

Die Funktion PDF-Datei bearbeiten ist in Acrobat DC wirklich gut geworden. Selbst wenn es sich nur um ein gescanntes Dokument handelt unterscheidet Acrobat zwischen Bildern und Texten und stellt unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. In Dokumenten erkennt Acrobat DC sogar Listen und Aufzählungen und erleichtert mir die Bearbeitung solcher Texte damit ungemein. Bilder lassen sich entweder direkt austauschen oder auch an Photoshop übergeben und Änderungen, die ich in Photoshop vornehme, werden beim Speichern direkt in das PDF Dokument integriert.

Im Bearbeitungsmodul kann ich direkt Texte, Bilder und Hyperlinks in meine PDF Dateien hinzufügen oder bearbeiten. Bilder und Objekte kann ich außerdem drehen, zuschneiden oder ausrichten. Die Textbearbeitungsfunktionen ermöglichen mir die wichtigsten Formatierungen, wie Schriftart, Größe, Farbe, Ausrichtung, Aufzählung und Nummerierung, sowie Zeilenabstand und Absatzabstand schnell zu editieren.

Bearbeiten Modul von Acrobat DC

Im Bearbeitungs-Modul von Acrobat DC lassen sich Texte und Objekte bearbeiten und formatieren. Das funktioniert sogar noch gut mit gescannten Dokumenten.

Außerdem kann ich einem Dokument Kopf- und Fußzeilen, Wasserzeichen oder Hintergründe hinzufügen. Alles in Allem also recht umfangreiche Bearbeitungsfunktionen – insbesondere, wenn es mal schnell gehen muss oder mir die Quelldateien nicht zur Verfügung stehen.

Wenn mir die PDF Bearbeitungswerkzeuge in Acrobat nicht mehr ausreichen, dann stehen mir im Modul PDF-Datei exportieren zahlreiche Exportformate zur Verfügung:

  • Microsoft Word
  • Excel Arbeitsblatt
  • Microsoft PowerPoint
  • verschiedene Bildformate, darunter JPEG, JPEG2000, TIFF und PNG
  • HTML Dokumente und Webseiten
  • RTF oder TXT
  • EPS oder PostScript

Beim Export gibt es zahlreiche Einstellungen, sodass sich zum Beispiel auch Texte in Bilder erkennen lassen oder Kommentare in Word oder PowerPoint Dateien einbetten lassen. Praktisch finde ich auch die Option alle in einer PDF Datei enthaltenen Bilder einzeln zu extrahieren. Gerade beim Export in Richtung Word, Excel und PowerPoint wurde die Qualität deutlich verbessert. Kopf- und Fußzeilen bleiben erhalten, Tabellen werden erkannt, Absätze und Aufzählungen werden ebenfalls übernommen und auch insgesamt stimmt das Layout besser mit der PDF Datei überein als in älteren Versionen von Acrobat.

Praktisch ist auch der in Acrobat XI eingeführte Aktionsassistent – insbesondere, wenn ich oft die gleichen Aufgaben ausführen muss. Die ersten Aktionen zum Archivieren von Dokumenten oder zum Entfernen von vertraulichen Informationen sind auch schon vorhanden. Weitere Aktionen können einfach selber erstellt oder von anderen Anwendern importiert werden.

Dokumente vergleichen

PDF Dokumente vergleichen

Verschiedene Versionen von Dokumenten lassen sich sehr einfach in Acrobat DC vergleichen. Für eine optimale Darstellung der Unterschiede, kann ich vorher auswählen, um welchen Dokumenttyp es sich inhaltlich handelt.

Ein hilfreicher, aber ein bisher gut im Hauptmenü versteckter Klassiker. Jetzt lässt sich die Funktion direkt in die Werkzeugbereichsleiste integrieren und sie ist sehr praktisch, wenn ich verschiedene Versionen oder Revisionen eines Dokumentes vorliegen habe. Solche Dokumente auf Unterschiede zu prüfen kann ziemlich viel Arbeit bedeuten. Die Funktion Dokumente vergleichen analysiert automatisch gescannte Dokumente, Präsentationen, Abbildungen, Berichte, Tabellen oder Layouts und versieht alle Unterschiede mit entsprechenden Markierungen. Auf Wunsch wird mir auch eine Übersicht der Unterschiede ausgegeben.

 

Senden und Kommentieren von Dokumenten

Acrobat-senden-und-verfolgen

Senden und verfolgen eines Dokumentes in Acrobat DC.

Dokumente erstellt in der Regel ja niemand für sich selber. Und die Art, wie wir mit Dokumenten umgehen hat sich in den letzten Jahrzehnten doch ziemlich verändert. Cloud Dienste sind für viele Anwender entweder schon Alltag oder der nächste große Schritt, denn noch nie war die gemeinsame Arbeit an Dokumenten einfacher. Zurecht fordern Anwender von den Dienstanbietern die höchsten Sicherheitsvorkehrungen, wenn es um ihre Dokumente geht, denn man braucht schon ein hohes Maß an Vertrauen, wenn man anderen Unternehmen seine wertvollen Dokumente und Informationen anvertraut. Und als Anwender möchte ich sicher auch ein gewisses Maß an Kontrolle über meine Daten behalten. Das war sicher auch der Grund, warum Adobe den Mobile Link Service wieder entfernt hat, denn wenn dieser aktiviert wurde, wurde automatisch jedes geöffnete PDF Dokument in die Cloud hochgeladen. Eigentlich eine praktische Idee, denn so konnte ich die zuletzt verwendeten Dokumente auf jedem Gerät öffnen, aber nicht unbedingt ideal, wenn ich zufällig mal ein streng vertrauliches Dokument lesen wollte. Jetzt gibt es stattdessen einfach eine Schaltfläche mit der ich ein offenes PDF in die Document Cloud hochladen kann, damit ich es dann auch auf meinen mobilen Geräten verfügbar habe. Ein guter Kompromiss und die bessere Kontrolle über meine Dokumente rechtfertigt auf jeden Fall den kleinen Extraschritt.

Der Kommentar-Arbeitsbereich von Acrobat DC bietet einen komfortablen Zugriff auf die bekannten Werkzeuge zum Kommentieren von Dokumenten und zeigt gleichzeitig die Liste aller vorhandenen Kommentare an. Die Möglichkeit anderen Anwendern meine Dokumente zum Kommentieren zu schicken finde ich jetzt unter dem Werkzeug zum Kommentieren senden. Neben der Überprüfung via E-Mail lassen sich PDF Dokumente auch auf einen gemeinsam genutzten Netzwerkordner, eine SharePoint Seite oder in einem Webserver-Ordner hochladen und überprüfen. Warum ich noch nicht über die Document Cloud Services kommentieren kann ist mir ein Rätsel. Es wäre doch so naheliegend, oder?

Für mich ist es zu verkraften, da ich mein Office 365 Abonnement inkl. SharePoint für eine gemeinsame Überprüfung mit anderen Teilnehmern verwende. Außerdem gibt es dafür andere kleine Neuerungen, die praktisch sind: zum Beispiel das Antworten auf eine Notiz direkt auf dem Notizzettel und die Darstellung der Antworten in einem Thread. Die Kommentare lassen sich auch einfacher farblich unterschiedlich markieren und die Kommentarwerkzeugleiste kann ich so anpassen, dass die Werkzeuge die ich oft benötige schnell verfügbar sind.

Neu in Acrobat DC ist die Senden und verfolgen Funktion. Auf diese Art kann ich mein Dokument sehr schnell anderen Anwendern zur Verfügung stellen – entweder über eine personalisierte Einladung via E-Mail oder über einen anonymen Link. Besonders praktisch ist, dass Acrobat verfolgt, ob Anwender mein Dokument angesehen haben und mir darüber auch Statistiken zur Verfügung stellt.

Schützen und Schwärzen von Inhalten

Informationen zu schützen ist in einer digitalen Arbeitswelt nicht so einfach geworden. Zu schnell ist ein Dokument unabsichtlich veröffentlicht oder eine E-Mail mit einem kritischen Anhang einfach weitergeleitet. Acrobat DC stellt mir einfache Werkzeuge zur Verfügung, um meine Informationen zu sichern. Unter dem Arbeitsbereich Schützen kann ich die Bearbeitung eines Dokumentes einschränken oder das Dokument verschlüsseln.

Durch die beschränkte Bearbeitung mache ich es anderen Anwendern schwerer meine Inhalte zu verändern oder zu kopieren. Wer etwas ändern möchte oder Texte kopieren will muss erst ein Passwort eingeben. Das Ganze kann in den Sicherheitseinstellungen auch noch genauer definiert werden. Soll es auch ein Passwort zum Öffnen des Dokuments geben oder darf das Dokument vielleicht auch gar nicht ausgedruckt werden. Dürfen trotzdem Kommentare hinzugefügt werden oder einzelne Seiten entnommen werden. Neben der Verwendung von Passwörtern stellt mir Acrobat auch eine Variante über Zertifikate zur Verfügung. Damit kann sehr genau gesteuert werden, wer ein Dokument überhaupt öffnen darf.

Wenn ich vor dem verschicken eines Dokumentes bestimmte Inhalte entfernen möchte, dann ist die Schwärzen Funktion sehr nützlich. Acrobat legt dabei nicht nur einfach einen schwarzen Balken über den Text, sondern entfernt auch die Informationen darunter und ist schlau genug zu fragen, ob ich die geschwärzten Textinformationen auch an anderen Stellen im Dokument entfernen möchte – sogar in den Metadaten.

Formulare erstellen und Dokumente unterschreiben

Die Formularfunktionen – und insbesondere die Werkzeuge zum Unterschreiben und Signieren –  wurden in Acrobat DC von Adobe stark überarbeitet. Im Arbeitsbereich Ausfüllen und unterschreiben kann ich sehr schnell Formulare ausfüllen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um digitale PDF Formulare oder gescannte Papierformulare handelt. Acrobat DC erkennt die Felder von alleine und merkt sich auch die Informationen, die ich häufig verwende. Mit der Funktion zum Unterschreiben senden verschicke ich ein PDF Dokument zum Unterzeichnen über den Adobe Sign Dienst an einen oder mehrere Empfänger. Formulare lassen sich auch sehr einfach mit der Fill & Sign App ausfüllen und unterzeichnen.

Neben diesen beiden neuen Funktionen von Acrobat DC sind auch die Funktionen zur Erstellung von Formularen verbessert. Über den Arbeitsbereich Formular vorbereiten kann ich bestehende PDF Dateien oder mit Formularfeldern versehen oder Papierformulare einscannen und automatisch nach Feldern untersuchen lassen. Beim Hinzufügen von Feldern kann ich diese in Acrobat DC endlich auch ordentlich ausrichten. Erstellte Formulare lassen sich danach direkt an andere Anwender via E-Mail oder meinem SharePoint Server aus Office 365 verteilen. Füllt jemand mein Formular aus und sendet mir Feedback, kann ich das schnell im Tracker einsehen und die Informationen von mehreren Anwendern zusammenführen.

Wenn Sie Acrobat DC und die Document Cloud einmal selbst ausprobieren oder abonnieren wollen, dann klicken Sie jetzt einfach auf diesen Banner:

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